Kaleidos agence web a à coeur de respecter la vie privée des personnes avec qui elle interagit et à protéger les renseignements qui les concernent. Cette politique vise à vous informer des renseignements personnels que nous recueillons ainsi que de la façon dont ces mêmes renseignements sont utilisés, communiqués et sauvegardés.

1. Portée et application

La présente politique s’applique à Kaleidos agence web, ce qui inclut notamment ses dirigeants et ses employés, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de Kaleidos. Elle s’applique chaque fois que vous interagissez avec nous, y compris lorsque vous nous contactez pour une question ou une soumission, lorsque vous visitez notre site Internet (www.kaleidos.ca) ou lorsque vous postulez pour un emploi chez nous.

Elle vise tous les types de renseignements personnels que nous gérons, que ce soit les renseignements de nos clients, nos prospects, nos fournisseurs, nos employés et candidats à l'emploi, nos dirigeants et administrateurs et toutes autres personnes (comme les visiteurs de notre site Internet).

Liens vers des sites Internet de tiers

Notre site Internet peut contenir des liens vers d'autres sites pour votre commodité et votre information. La présente politique ne s’applique pas à ces sites de tiers auxquels il est possible d’accéder par notre site Internet. Ces sites de tiers ont leurs propres politiques de confidentialité que nous vous recommandons de consulter si vous visitez ces sites.

2. Définition

Renseignement personnel : Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier par exemple son prénom et son nom de famille, ses coordonnées, son adresse de courriel, son numéro de téléphone, sa date de naissance, son numéro de carte de crédit, etc.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous ne recueillons que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les utilisations énoncées dans cette politique et principalement dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services.

• Clients et prospects – votre nom et votre prénom ainsi que vos coordonnées d'affaires (nom et coordonnées de l'entreprise, titre et fonction, adresse courriel, numéro de téléphone), des renseignements relatifs à vos demandes, aux produits et services que nous vous avons vendus, à vos projets en cours, des renseignements relatifs à la facturation, aux paiements et aux transactions.
• Fournisseurs et sous-traitants – votre nom et votre prénom ainsi que vos coordonnées d'affaires (nom et coordonnées de l'entreprise, titre et fonction, adresse courriel, numéro de téléphone) ainsi que votre site Internet.
• Candidat à l'emploi – des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel ou à l’emploi;
• Nos Employés – le nom et le prénom, l'adresse de courriel, l'adresse du domicile, le numéro de téléphone, le numéro d'assurance sociale, la date d'anniversaire et autres renseignements relatifs au dossier de nos employés.
• Nos administrateurs – le nom et le prénom, l'adresse du domicile, la date de naissance et pièce d’identité de nos administrateurs pour satisfaire aux exigences du Registraire des entreprises du Québec.
• Médias sociaux – notamment, les clics sur les boutons « J’aime », les commentaires sur nos publications, les Tweets, les messages et vos autres interactions avec nous sur les médias sociaux.
• Renseignements techniques – des données sur les fichiers témoins (cookies) de votre fureteur liées à votre utilisation de notre site Internet, notamment votre adresse IP, votre identifiant, des données de localisation, des données relatifs au réseau, à votre appareil, votre système d'exploitation et votre fureteur, la langue de correspondance, la date et l’heure de vos visites, URL de référence ainsi que les pages consultées.
• Données de connexion – peut inclure votre nom d'utilisateur, votre adresse courriel et votre mot de passe pour vous connecter à certains de nos produits et services.

Notre site, nos produits et nos services ne sont pas destinés aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes relativement aux personnes âgées de moins de 14 ans.

4. Collecte des renseignements personnels

Nous pouvons recueillir les renseignements personnels directement auprès de vous, lorsque vous visitez notre site Internet, vous faites affaire avec nous ou interagissez avec nous.

Interaction directe : Lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, par courriel, par la poste ou par nos médias sociaux, nous recueillons les renseignements personnels que vous nous transmettez. Cela inclut les renseignements personnels que vous fournissez lorsque vous demandez une information, une assistance client, une soumission, etc.

Soumission de formulaire : Lorsque vous communiquez avec nous par le biais de formulaires accessibles sur notre site, nos produits ou services, nous receuillons les renseignements personnels que vous nous transmettez. Cela inclut les renseignements personnels que vous fournissez lorsque vous créez un compte pour utiliser un de nos produits ou services, vous vous inscrivez pour recevoir notre infolettre, demandez une information, une assistance client, une soumission, etc.

Traitement des paiements : Lorsque vous effectuez le paiement en ligne de vos factures, certains renseignements sensibles en lien avec votre carte de crédit sont requis (numéro de la carte, nom, prénom, date d’expiration et CVV). Ces renseignements sont collectés par des fournisseurs tiers (Zoho Invoice, Stripe) responsables d'assurer un processus de paiement sécurisé et de l'archivage des preuves de transaction.

Collecte automatique : Certains renseignements techniques fournis sont collectés automatiquement par le biais des fichiers témoins (cookies) de votre navigateur

Nous pouvons également collecter des renseignements personnels vous concernant à partir de sources accessibles au public tels qu'un site Internet, LinkedIn, Facebook, Twitter, etc. pour mettre à jour nos dossiers.

5. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés qu’aux fins indiquées au moment de la collecte ou toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables, notamment pour :

• Répondre à vos demandes  – pour confirmer un rendez-vous, pour répondre à une question posée, un commentaire ou une demande d’information, pour répondre à une demande de soumission, pour vous faire parvenir notre infolettre si vous l'avez demandée, etc.
• Exécuter nos mandats avec vous – pour vous inscrire en tant que client, pour vous offrir les produits et services que vous avez demandés, pour effectuer la gestion, le suivi et la livraison des projets que vous nous avez confiés.
• Fournir un support client – pour répondre à vos questions et vous assister dans l'utilisation de nos produits et services.
• Fournir un service après-vente – pour vous faire parvenir des informations en relation avec des produits et des services que vous avez achetés ou que vous utilisez.
• Partager votre témoignage – lorsque vous nous autorisez à publier votre témoignage sur nos produits et services, nous inclurons votre nom, votre titre et le nom de votre organisation dans le témoignage.
• Des fins administratives – pour mettre à jour nos dossiers, conclure des contrats avec nos clients, nos sous-traitants et nos fournisseurs, procéder à la facturation et recouvrir au paiement des factures.
• Des fins de recrutement – pour traiter et évaluer votre candidature si vous postulez à un emploi chez nous ou si vous postulez comme travailleur contractuel.
• Des fins d'emplois – pour établir, entretenir et mettre fin aux relations d’emploi avec nos employés incluant, le traitement de la paie.
• Analyser et améliorer nos activités – pour étudier l'utilisation de notre site, de nos produits et de nos services afin d'améliorer l'expérience client, d'adapter notre stratégie marketing et de développer nos activités.
• Gérer et protéger notre entreprise - pour assurer la sécurité de nos réseaux et nos systèmes, pour prévenir la fraude et les abus, pour protéger nos actifs et nos intérêts et dans le cadre d’une réorganisation de notre entreprise ou d’un autre changement de contrôle de notre entreprise.
• Toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.

6. Communication des renseignements personnels

Nous partageons certains renseignements personnels avec nos employés et des tiers de confiance. Nous limitons les renseignements que nous leur fournissons aux seuls renseignements qui sont nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions. Nous nous engageons à ne communiquer vos renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous y consentiez ou que la loi le permette ou l’exige.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels notamment à :

• nos employés, lorsque l’accès aux renseignements est nécessaire pour accomplir leurs tâches.
• des fournisseurs et sous-traitants pour l'exécution d'un mandat avec vous et pour vous fournir des services.
• des fournisseurs qui supportent nos services et qui nous aident à les améliorer tels que l'assistance technique et le support à la clientèle, la gestion de projet, le marketing, l'analyse, les communications et le traitement de carte de crédit.
• des fournisseurs de services professionnels en relation avec la gestion de notre entreprise - y compris la comptabilité, l'administration, l'assurance, les services bancaires et juridiques.
• tout entreprise dans le cadre d’une réorganisation de notre entreprise ou d’un autre changement de contrôle de notre entreprise;
• toute personne ou organisation pour prévenir, détecter ou supprimer des abus, des fraudes ou des activités criminelles, pour protéger nos actifs et nos intérêts, ou pour gérer ou régler toute perte réelle ou potentielle, ou en cas de violation ou de contravention à la loi.
• tout autre tiers lorsque la loi exige ou autorise une telle divulgation.

Communication à l’extérieur du Québec :

Nous tâchons d’assurer la conservation de vos renseignements personnels au Québec ou au Canada. Par exemple, notre site est hébergé sur nos serveurs situés au Québec. De même, lorsqu'un client utilise notre service d'hébergement pour son site Internet, ce dernier est hébergé sur nos serveurs au Québec.

Toutefois, les serveurs de certains de nos fournisseurs de services par exemple des fournisseurs de services infonuagiques peuvent être situés dans d’autres juridictions ou pays. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être traités, consultés ou sauvegardés en dehors du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ces pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder.

7. Conservation des renseignements

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou tels que requis par toute exigence légale, réglementaire, fiscale et comptable. À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous nous assurons de les détruire ou de les anonymiser de façon sécuritaire.

8. Mesures de sécurité

Nous prenons diverses mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels, compte tenu de leur nature et de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Ces mesures ont pour objectif d'empêcher que vos renseignements personnels ne soient détruits ou perdus accidentellement, consultés ou utilisés de manière non autorisée, modifiés ou divulgués.

Cueillette et stockage : Toutes les informations que vous nous fournissez sont stockées sur des serveurs sécurisés. Nous utilisons des réseaux de données sécurisés et protégés par des pare-feux conformes aux normes de l'industrie et des systèmes de protection par mot de passe. Nos sites sont sécurisés par protocole SSL et au moyen d'autres technologies reconnues dans l’industrie. Nous nous assurons que nos fournisseurs utilisent des moyens technologiques de sécurité conformes aux normes de l'industrie pour protéger les renseignements personnels.

Vos mots de passe : Lorsque nous vous avons donné (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe qui vous permet d'accéder à certaines parties de notre site, de nos produits ou services, vous êtes responsable de la confidentialité de ce mot de passe. Nous vous demandons de ne partager aucun mot de passe avec qui que ce soit incluant nos employés.

Accès aux renseignements : Nous limitons l'accès à vos renseignements personnels aux sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel de les connaître. De plus, au sein de notre entreprise nous limitons l'accès et l'utilisation de nos systèmes de manière à ce que seuls les employés qui en ont besoin pour remplir leurs fonctions soient autorisés à y accéder.

Paiement en ligne : Lors du paiement en ligne de vos factures, certains renseignements personnels sensibles reliés à votre carte de crédit sont requis. Nous utilisons les services de fournisseurs tiers (Zoho Invoice et Stripe) pour assurer un processus de paiement sécurisé et l'archivage des preuves de transaction. Vos renseignements peuvent être collectés et sauvegardés par ces fournisseurs tiers responsables de la transaction. Toutes les informations de carte de crédit ou transactions de paiement seront cryptées grâce à la technologie SSL.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont complètement sécuritaires. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels.

9. Utilisation des témoins (cookies)

Comme la plupart des services en ligne, notre site Web utilise des témoins de connexion (cookies) pour recueillir certains renseignements techniques à différentes fins. La plupart sont nécessaires au bon fonctionnement de notre site Web et ne collectent aucune de vos données personnelles identifiables.

Certains de ces renseignements peuvent être stockés sur les serveurs de fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ces pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder.

Pour en savoir plus sur les cookies que nous utilisons et pour comment modifier vos préférences en matière de cookies veuillez vous reporter à notre politique en matière de cookies.

10. Droits concernant vos renseignements personnels

Sous réserve de certaines limitations contractuelles et légales, vous disposez d’un certain nombre de droits à l’égard de vos renseignements personnels. Sur demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels, vous disposez des droits suivants :

• accès : vous pouvez être informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et vous pouvez avoir accès à ces renseignements personnels dans un délai raisonnable. Vous pouvez également demander que vos renseignements informatisés soient communiqués sous la forme d’une transcription écrite et intelligible;
• rectification : vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, périmés ou inexacts;
• retirer votre consentement : vous avez le droit de retirer ou modifier votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables;
• désindexation : vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

Vous avez le droit de déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

11. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute demande, question, plainte ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec :

Jonathan Truchon, directeur technique & développement web
et responsable de la protection des renseignements personnels de Kaleidos agence web.

• par courriel à : vieprivee@kaleidos.ca
• ou à l'adresse suivante : Kaleidos agence web, 74, rue du Port, Matane (Québec) G4W 3M6

12. Publication

La présente politique peut être modifiée en fonction de l’évolution de nos pratiques et des lois applicables. C’est pourquoi nous vous conseillons de la consulter régulièrement.

Mise à jour : 22 janvier 2024